【猎云网(微信号:ilieyun )】5月2日报道(编译:jasmine)
去年,Roli Saxena加入了Clever公司,入职岗位是客户管理。但很快,她开始负责更多岗位的工作。这在创业公司已经是司空见惯的事了。到今天为止,她已经在管理包括销售、战略伙伴关系和运营在内的几乎所有工作。她从小兵做起,成为了公司得力干将,最终成了公司最大部门——北美销售部门的负责人,工作压力可想而知。
“每时每刻,疲劳如影随形。你知道的,一个人哪怕再优秀,经验再丰富,也都是有极限的。”
现在,Roli Saxena直接管理的员工已超过40人,分布在不同的团队当中。在这篇独家报道中,她分享了在事业最艰难的时刻,帮助她分清事情主次,安排工作次序的关键框架。并且就创业公司如何制度化才能发展得更好,员工满意度更高这个问题,给出了全面建议。
迹象
为了在状况变得更糟之前找到倦怠点,我们可以从两点入手:
(1)发现导致倦怠的因素;
(2)寻找即将或者已经进入倦怠期的信号。
第一点是非常难以及时发现的,千里之堤毁于蚁穴,有时候很多小的事情,你认为你能搞定,然后突然有一天他们把你压垮了。大多数情况下,你需要根据结果逆推起因,然后从中吸取教训。
第二点就比第一点好鉴别多了,有很多常见信号:
• “不仅是有太多工作要做,而且正常工作时间内你根本做不完。”
• Saxena 表示:“我开始拒绝笑,也没法再欣赏幽默。再有趣的事情,也没法让我有半点回应。这种感觉我相信很多人都有过。”
“不同的人倦怠的表现方法也不一样,但我认为所有倦怠都会表现成一种自我关闭。我们开始去个性化,表情开始麻木,世界观变得狭窄。对于创业公司而言,倦怠是致命的,这会扼杀思维。”
倦怠并不仅仅是你想着“我太累了……”,而是创造性思维开始枯竭。
某种程度上比较讽刺的是,A型血的人更容易倦怠。这一类人总想要尽自己所能,最大程度做到完美,最终反而限制了自己。在企业文化中,通常表现为一个人既想要在工作上表现最佳,又要参加所有社交活动,还要同时兼顾好自己的家庭。每个人都不可能尽善尽美,于是他们开始苛责自己,不断挑战自己的极限。
但是还有第二个更不易察觉的倦怠原因:科技行业缺乏包容的环境。这不仅仅跟性别、种族甚至社会经济背景有关,而是关于你的个性和工作风格。人各有不同,但在科技行业,尤其是创业公司,往往要求一种特定风格。可能你是个夜猫子,但工作时间是根据早起的人安排的;可能你需要安静,才能专注工作,但你的同伴们却整天听着流行音乐,大声讲电话。
Saxena 表示:“人们需要一种包容性的环境,可以拥抱多元化的员工,但大多数组织还做不到。人们不得不费力融入主流文化,这给人们带来了额外的负担,甚至是重负。”
她还记得在LinkedIn的时候,每一场会议上总是同一个人在贡献想法,其他人都保持沉默。这些人不是消极怠工,也不是智商不够,他们只是失去了大声表达看法的能力。压力越大,他们的参与度就越低。
Saxena 表示:“现在创业公司面临着巨大的人才挑战,包括谷歌、微软、Facebook这种行业巨头都会去争夺同一个人才,为此不惜付出两倍甚至三倍的薪资待遇。简直是人才战争。”
当你不能付出足够多的薪酬来吸引人才时,无形资产就显得尤为重要。能够提供一个良好的工作环境,把员工的生理和心理安全因素都考虑进去,这就是个巨大的优势。
“发现人才重要,留住人才更重要,不断提高员工参与度才是重中之重。但做到这一点并不容易,一个倦怠就能摧毁所有。你希望留住人,因为留住人的代价比重新雇人要低得多。”
触发条件和许可
一旦你进入倦怠期,不要想着:“啊呀,事情这么多,我哪里能休息啊!”而应该不断告诉自己:“不,我能休息的。”
Saxena表示:“我至今仍然记得刚开始在LinkedIn的时候,我的工作就是拼命处理邮件。”不到两年时间,团队就已经从10人扩张到了200人,遍及全球。我记得有一次我们的高级副总裁下楼走向我,其实我俩平时关系相当不错,但那天我却躲进了洗手间,就想着:‘前面这两小时我没看邮件,她要是问我邮件上面的事情,我回答不出来怎么办?’”
到这种时候,她还没意识到她已经在倦怠期了。
“这种状况一直持续到某天,我约了前公司一位导师晚上面基。她问:‘你就没想过请几天假,放松一下?’”
Saxena当时的第一反应就是:“不行!这不可能!我有那么多工作要做,而且这些工作只有我能做。”
她的导师就教了她一个办法,让她在请一周假之前,写下所有必须完成的工作。在这张工作列表上,每一条对应写上完成与否可能对公司产生的影响,以及可能有谁能代替她完成。
“这可能是我做过的最棒的一件事,”她说:“我很直观地就看到我当时正做的事情有多少对公司根本没有价值,又有多少其实根本不必完成,还有多少完全可以委派给别人做。最困难的就是招聘工作了,但如果只是推迟一两周,也没什么大碍。事实上,什么都不会发生。那些紧迫感,不过是我自己虚构出来的。”
在科技领域,紧迫感往往源于很简单的一个事实,就是所有创业公司都认为兵贵神速。
事实上,如果你不得不请一周假,你的公司肯定能搞定期间诸事,没有你,地球一样转。
于是Saxena请了一周的假,然后她意识到自己之前有多蠢。“回来的时候,我的思路更加清晰,有了更棒的点子。我的团队也更加高兴,因为我把之前从未让他们做的工作授权给了他们,他们感觉受到了重用。”
抗倦怠工具包
现在,Saxena对于抗压这种事,已经配备了充足的工具。事实上,她刚刚和团队召开了一场研讨会,分享抗压的一些武器。研讨主题就是:“事半功倍。”
其中两种方式被证明特别有用。
优先级象限图
你的所有项目和活动都是有价值的,这种价值可能是有硬性指标的(如活跃用户数),也可能是软性的(打个比方,推特上更积极的观点)。只是有些更容易成功,有些要困难一点。大家可以通过下图2*2的象限图,对所有项目进行划分。
这个框架是LinkedIn高管们一直在用的,而现在,就像Saxena说的那样:“我生活中的每一件事,都是围绕这个框架来的。”没错,她甚至会用这个框架帮助孩子决定参加哪些活动。她还会定期借助这个框架决定如何处理眼前的各种任务。
• 象限1:艰难而重要的工作,需要创造性的战略思考,作为领导者,你需要在这方面多多花费时间。
• 象限2:更简单且高收益的项目。这个象限是你的本垒打。你可以把它当成延伸目标委托给表现出色的员工做,一旦他们完成了,就会感觉非常受重用。
• 象限3:价值不高,成功可能低的项目。这种工作最好叫停,比如说一场可有可无的会议,或者不值得回复的邮件,又或是跟无关紧要的人联谊等等。一旦忙起来,这类工作首先舍弃。
• 象限4:价值不高,成功可能性高的项目。这些是你的管家任务,这一象限内的活动可以在一天工作快结束时完成,或者委托给员工。
一旦Saxena在象限图中标画出所有项目,她就开始做决策。象限3里的全部划掉,然后视线转向象限4,分配给团队里较为稳定的新人。
象限2全部交给团队里的精英做,如果实在没有能委派的人,必须自己动手,那也要尽可能少花点心力。
然后是象限1,很重要,很艰难,需要大量深入思考、合作、修改。这才是作为领导人的工作。
沟通模板
完成象限图之后,你需要和他人分享决策。以下是系统性的沟通方法:
文本分三列:
• 第一列:我应该做且可以做的事情。这类事情非常重要且力所能及,通常属于象限1。
• 第二列:一些说要做但没在做的事情。这类事情永远躺在你的待办事项列表里,很可能是象限2和4的结合,往往就是你压力的根源。
• 第三列:不该做的事情。所有象限3的事项都属于这一列,象限4中的一些也属于这一列,不列出来不知道,一列出来吓一跳。
每一列都有不同的沟通模板。第一列的所有事情,你都能告诉人们:“别担心,我注意到它们了,会挤出时间专心做的。”
第二列往往需要道歉。你可能需要对老板或是直属领导说:“对不起,我做不到。”这时候真诚是关键,你要坦诚你的能力有限,如果老板仍然认为你应当处理这些事情,也别急着答应,你要把这次谈话当成谈判,解释你为什么没有做,为什么认为这些项目应当被取消,或是转交给别人。可能谈判最终会失败,但没关系,关键是要谈。
第三列可以通过一些简短的邮件进行通知,告诉有关各方这个项目取消了,或是转交给新人了。
明确界限
为了避免倦怠,要让你的团队知道,只要做得好,就能少做事。
不要害怕去找老板要求划清工作和生活之间的界限,事实上,想要避免员工倦怠的创业公司,都应当鼓励这种行为。
Saxena现身说法:“事业刚开始的时候,我就没想过工作和生活之间能划清界限。直到我有了第一个孩子,不得不划出来一个界限之后,我发现这完全不会妨碍我的工作,反而有所助益。”
现在,她每周三都在家工作。这是有一次她在Clever的职责范围又被扩大时,她谈判得来的福利。那一天,她不接电话,不看邮件,不开会,只拿来思考重大问题,象限1里的那种。
很多人表示他们根本没有创新空间,于是仅仅是执行,由此阻碍了公司发展。
一个管理者,往往认为自己的时间应该统统属于团队,要随时在线,绝不say no。这是多么大的人力资源的浪费啊,让我们的领导人没了时间空间去创新。领导人要做战略方案,就必须要有充足时间保证。
石头和沙子
待办事项里,最重要的那些是石头,比如说邮件,还有些不太重要的会议、Slack上的一次性问题、短信等等,这些都是沙子。
把你的一天当成一个瓶子。如果你一开始就不断往里面倒沙子,那么就没有石头的容身之处了。
但如果你把时间拿来专心处理一两件最重要的事情,就好像先往瓶子里放了几块石头,这时候还可以倒沙子,沙子会顺着石头的缝隙填补进去。电邮也是,最重要的邮件先回复,这样更重要的工作就先完成了。
石头这样重要的事情一步都不能错,但沙子这一类的事情,实在完成不了还是可以妥协的。
回邮件的哲学就是这样:“你不可能总是百分百立即回复,要学着懒惰。先浏览一遍,看哪些最重要,确保这些完成就OK了,其他的实在搞不定也无所谓。”
Saxena会在每周五花两个小时,处理一下那些剩下的、不太紧急的邮件,这样就可以开始新的一周了。
比尔·盖茨曾说过,他喜欢雇佣那些聪明的懒货,因为他们知道怎样最快解决问题。我们也可以对号入座一下,如果我们能足够“懒”,一开始只关注那些最重要的内容,那么最后你就能更高效率地处理剩下的部分。
创建一个良好的工作环境
为了避免公司出现太多员工倦怠,你可以在招聘上设一道关卡。
比如问以下问题:
告诉我你的上一份工作有没有遇到过大裁员,然后一大波事情占据了你的时间。
你当时怎么感觉的?情绪状态如何?
你曾尝试过推拒一个项目么?怎么推拒的?
我们模拟一下当你感觉倦怠的时候是怎么跟老板谈的吧。
除了聘用门槛之外,Clever还使用OKR系统,把某段时间内员工个人目标和公司一些重要目标连接起来,让人们去讨论公司的“大石头”,然后明白什么是自己的大石头。
公司还禁止利用午餐时间开会。这样人们可以享受每天一小时的休闲时光,不必担心比别人落后,也不必害怕被人说偷懒。于是人们的头脑可以得以休息,有时候随便跟同事聊聊,反而能想出更棒的主意。
以身作则可以产生巨大的影响,Saxena自己就会先缩短周末上班时间,以此鼓励员工好好休息。
好处
这样做的好处是很明显的:提高员工长期敬业度、创造力、幸福指数等等。但它真正的优势在于超前思维。在科技行业,工作和生活越来越密不可分,它们是共存的,这时候,平衡就非常重要。
Saxena回忆:“在LinkedIn的某一年,我每周只工作四天,因为儿子正在申请院校,我要陪他。那时候我正负责北美销售最重要的一个部分。这就需要大家对流程非常熟悉,我不在的时候,知道谁负责什么,知道必要的时候怎么找到我。”
“这不仅没有出任何问题。沟通反而比以往更加开放明了了,员工的能力都得到了开发,新人也都得到了锻炼机会,比你自己拼命工作还要好得多。”